Archiwizacja danych pacjentów zgodnie z prawem

Każdy podmiot leczniczy ma obowiązek przechowywania akt medycznych. Archiwizacja danych pacjentów musi być jednak wykonywana zgodnie z prawem. Placówka może prowadzić w tym celu własne archiwum lub zlecić to firmie outsourcingowej, takiej jak Rhenus Office Systems Poland, która gwarantuje bezpieczne przechowywanie. Jak powinny wyglądać procedury przy archiwizacji danych pacjentów i dlaczego warto scedować ten obowiązek na zewnętrzny podmiot?

Jak długo mają być przechowywane dane pacjentów?

Art. 29 wspomnianej ustawy stanowi, że podmiot medyczny, udzielający świadczeń zdrowotnych, powinien przechowywać dokumentację medyczną przez 20 lat. Termin ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Przepisy uwzględniają też wyjątki od tej reguły.

Inny czas archiwizacji danych pacjentów dotyczy m.in. dokumentacji w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia. Powinna być przechowywana przez 30 lat – tak samo, jak zawierająca dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników. Krócej, bo przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, archiwizować należy skierowania, jeżeli świadczenie nie zostało udzielone, a pacjent nie stawił się w ustalonym terminie.

Po upływie wskazanego czasu archiwizacja nie jest już wymagana. Dokumenty mogą zostać zniszczone przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych czy zewnętrzną firmę outsourcingową. Rhenus Office Systems Poland zadba o utylizację danych na zlecenie klienta

Podstawa prawna archiwizacji danych pacjentów

Dokumentacja medyczna musi być przechowywana w taki sposób, aby zapewnić zgodność z prawem wszelkich czynności podejmowanych w tym zakresie. Rhenus Office Systems Poland na swojej stronie -https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/ wskazuje krok po kroku, jak wygląda taki proces w ramach współpracy z tą firmą. Obejmuje on zarówno dostarczanie pudeł do archiwizacji, jak i ich odbiór i ewidencjonowanie od klientów. Firma zajmuje się przechowaniem i udostępnianiem danych, ich brakowaniem i niszczeniem oraz raportowaniem swoich działań. Podmiot medyczny ma dzięki temu gwarancję wysokiego poziomu zabezpieczeń i archiwizację danych pacjentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podstawą prawną w tym zakresie jest ustawa z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Określa ona precyzyjnie okresy przechowywania akt.

Jak powinna wyglądać archiwizacja danych pacjentów?

W dokumentach dotyczących chorób i stanu zdrowia pacjentów zawarte są dane o szczególnym znaczeniu, chronione na mocy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Dlatego przy ich przechowywaniu podmioty medyczne muszą zadbać o właściwe zabezpieczenie ich przed utratą, zniszczeniem, wyciekiem czy nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Podmiot przetwarzający dane pacjentów powinien dołożyć wszelkich starań, aby dokumentacja medyczna była przechowywana w prawidłowy sposób.

Wyspecjalizowana firma Rhenus Office Systems Poland zadba o indeksowanie dokumentacji, ochronę danych oraz segregowanie dokumentacji. Dzięki wykorzystaniu usług outsourcingowych można mieć pewność, że takie zadania jak archiwizacja dokumentów medycznych, ich zabezpieczenie przed utratą i zniszczeniem, a także utylizacja, po okresie obowiązkowego przechowywania, będą realizowane w należyty sposób, a zgodność z prawem zostanie w pełni zachowana. Dowiedz się więcej o niszczeniu dokumentacji na stronie:https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/ranking-niszczarek-jaka-niszczarka-do-biura/.